Il contesto

Più del 70% delle informazioni aziendali sono non strutturate e disponibili su supporti o in formati diversi. Ogni anno circa l'8% dei documenti cartacei viene smarrito e circa il 15% viene classificato in modo scorretto.
Fonte: Gartner Group

Le applicazioni

L'archiviazione elettronica e la conservazione sostitutiva legale hanno assunto un’importanza strategica in considerazione del continuo aumento della mole di dati e di documenti, senza contare l’ obbligo della fatturazione elettronica richiesta da parte della pubblica amministrazione (Finanziaria 2008), che di fatto impone la conservazione sostitutiva a norma di legge

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I dati e i documenti dovrebbero essere tutti archiviati e conservati elettronicamente per poterli interrogare velocemente e frequentemente, ed invece molto spesso manca l’archivio elettronico e, se esiste, accanto a questo continua a rimanere l’archivio cartaceo.

Considerando le potenzialità e i benefici dei sistemi di gestione elettronica dei documenti (magari con firma digitale) integrati a sistemi di archiviazione digitale e di conservazione sostitutiva legale non deve essere il caso di arrendersi davanti alla tecnologia e un piccolo salto di mentalità, soprattutto perché le tecnologie e i software più evoluti sono in grado di superare queste problematiche in maniera veloce e altamente automatizzata fornendo un grande valore aggiunto.

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Le soluzioni per gestire i documenti con un archivio elettronico sono molteplici:

• archiviazione digitale presso la propria sede
• archiviazione digitale in ASP , cioè on-line
• archiviazione digitale in outsourcing

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