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Digitalizzare i Documenti di Trasporto: si può, ecco come

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I vantaggi della digitalizzazione dei processi e della dematerializzazione dei documenti

 

La profonda crisi strutturale che sta investendo l’Italia impone che si affronti un forte cambiamento, in grado di stimolare la crescita, migliorando la produttività del lavoro. In questa situazione, assume una sempre più consapevole importanza l’attenzione all’innovazione, in particolare in chiave digitale. I documenti che richiedono – o, più semplicemente, prevedono per prassi o procedure interne – l’apposizione di una o più firme autografe rappresentano forse l’esempio più emblematico del “salto culturale” necessario per poter realizzare in concreto le opportunità della Digitalizzazione. Le ricerche condotte dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano rivelano che, in molti casi, la firma autografa è solo uno degli strumenti possibili e, in molti casi, incoraggia – il ricorso a molteplici soluzioni digitali.

 

I Documenti di Trasporto (DDT)

 

Per quanto riguarda il processo di trasporto e consegna, ad esempio, è anzitutto fondamentale sfatare alcuni “falsi miti” legati in particolar modo alla trasmissione ed alla firma del DDT. In prima battuta, il DDT non deve obbligatoriamente accompagnare la merce (come invece per la scheda di Trasporto), bensì può essere trasmesso telematicamente, a patto che la trasmissione sia effettuata entro il giorno in cui ha inizio la consegna della merce (Circolare n. 249 del 11 ottobre 1996). In secondo luogo, il DDT è un documento a tutti gli effetti rilevante ai fini fiscali oltre che civili, ed è perciò necessario che venga obbligatoriamente conservato da parte del soggetto che cede la merce (e non dal trasportatore), esattamente come la relativa fattura di vendita. Il quadro normativo vigente, tuttavia, consente sia una conservazione cartacea sia una conservazione in solo formato digitale (in coerenza con quanto prescritto dal nuovo DM del 17 giugno 2014). Proprio perché la spedizione e la conservazione del DDT possono essere effettuate rispettivamente in modalità telematica e mediante conservazione digitale, viene da sé che non sussiste obbligo di firma da parte del cliente all’atto del ricevimento del DDT stesso. Si tratta di una prassi, decisamente consolidata ma sicuramente modificabile a fronte di una presa di coscienza dei benefici che ne deriverebbero.

 

Dematerializzazione degli archivi e Digitalizzazione dei flussi informativi

 

Ad oggi, la dematerializzazione degli archivi è caratterizzata da una gestione dei documenti interni basata su sistemi di Gestione Elettronica Documentale e di Conservazione Digitale abbinati a una modalità di trasmissione cartacea. In questo scenario, il fornitore che attiva la spedizione decide – in modo indipendente e trasparente per gli altri attori del processo – di portare in Conservazione Digitale i DDT attivi (da lui stesso prodotti), stampando esclusivamente la copia del DDT da consegnare al cliente. Il fornitore rinuncia, quindi, all’eventuale “prova di avvenuta consegna della merce al cliente”, teoricamente rappresentata dalla firma/sigla del cliente sulla copia del DDT che rientra in sede. Lato passivo, per contro, il cliente destinatario della consegna può scegliere – anche qui, in modo totalmente trasparente agli altri attori del processo – di portare in Conservazione Digitale i DDT ricevuti, naturalmente previa acquisizione dell’immagine mediante scansione.

Nei modelli di Digitalizzazione dei flussi informativi, la modalità di gestione interna delle informazioni è sostanzialmente indifferente: a caratterizzare questo approccio è la modalità di trasmissione che prevede invio cartaceo del DDT che accompagna la merce integrato da un flusso dati in parallelo. In questo contesto fornitore e cliente si accordano per attivare un dialogo – in formato elettronico strutturato – parallelo al flusso fisico delle merci, che rimane comunque accompagnato da un Documento di Trasporto cartaceo. I benefici conseguibili derivano sia dalla maggior efficienza ed efficacia ottenibili sul processo sia dal superiore controllo sul processo stesso (grazie al monitoraggio tempestivo delle principali fasi, come, per esempio, l’avvenuta consegna).

Infine, nei modelli di Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione dei processi, i flussi informativi si sostituiscono in toto alla documentazione cartacea a valenza fiscale che accompagna la merce e le informazioni sono gestite internamente mediante soluzioni di Gestione Elettronica Documentale e Conservazione Digitale. La documentazione a bordo mezzo si semplifica, riducendosi alla sola Scheda di Trasporto e gli archivi cartacei vengono sostituiti dalla Conservazione Digitale dei messaggi scambiati nel flusso informativo parallelo alla consegna fisica della merce. In questo scenario è possibile anche impiegare device mobili – tablet, smartphone o palmari – per raccogliere elettronicamente eventuali conferme di avvenuta consegna o di presa in carico della merce.

 

One Response to “Digitalizzare i Documenti di Trasporto: si può, ecco come”

  1. Davide 3 novembre 2014 at 10:57 #

    bello

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