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DMS: che cos’è e quali documenti può gestire?

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Che cos’è il Document Management System?

DMS è un sistema di archiviazione di documenti presente nella suite SolutionDOC® : questo servizio, comprende una vasta gamma di strumenti diversi e offre la possibilità di gestire, in maniera semplice e intuitiva, qualsiasi documento aziendale, che si tratti di un documento amministrativo, di corrispondenza o di gestione commerciale. Il Document Management System, permette infatti di gestire fatture, ordini, libri di magazzino o di inventario, email, fax, foto, video, brochure e molte altre tipologie di documenti.

Questo strumento di SolutionDOC®, inoltre, può essere utilizzato per inserire nel sistema dati e documenti sia in formato nativo digitale sia in formato analogico.

 

Come si archiviano i documenti in DMS?

Le operazioni di input, ovvero l’inserimento dei dati all’interno del sistema DMS, per quanto riguarda i documenti cartacei avviene tramite strumenti OCR in grado di catturare l’immagine del documento e di discernere tra le parti figurative e quelle testuali; in questo modo, l’indicizzazione e l’archiviazione dei file avviene in un tempo ridotto grazie al supporto di strumenti avanzati.

Oltre ad archiviare i documenti analogici, tramite il pratico riconoscimento OCR, il DMS di SolutionDOC® consente di inserire anche documenti informatici elaborati da software ed applicativi diversi.

 

Com’è strutturato il DMS di SolutionDOC?

Il sistema DMS di SolutionDOC® si caratterizza per l’estrema versatilità essendo infatti uno strumento pensato per andare incontro alle esigenze delle diverse aziende ed organizzazioni. Grazie alla consulenza ed all’esperienza maturata, il DMS di SolutionDOC® si integra con gli applicativi già presenti in azienda, offrendo il sistema di archiviazione e cartellinatura più adatto alle necessità organizzative ed alle specifiche richieste dai clienti. Una delle funzionalità che rendono DMS un sistema adatto a qualsiasi azienda è la possibilità di configurare specifici metadati, essenziali per accedere ai documenti in maniera immediata, servendosi di strumenti di ricerca innovativi ed appositi filtri. La stessa indicizzazione dei documenti può essere stabilita durante la fase di archiviazione; in questa fase, inoltre, è possibile recuperare dati aggiornati.

Per ulteriori informazioni sulla Suite SolutionDOC® è possibile consultare il sito di riferimento: http://www.2csolution.it/

 

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