fbpx

Archiviazione

Share on FacebookShare on Google+Email this to someoneShare on LinkedInTweet about this on TwitterPin on Pinterest

Archiviazione ottica ed archiviazione elettronica dei documenti

Come precedentemente menzionato, i documenti possono essere di due tipi secondo la loro natura e quindi possono essere acquisiti (memorizzati) ed archiviati in due modi differenti:

  • i documenti digitali o elettronici (informatici e non informatici) à acquisizione di documenti elettronici i
  • i documenti analogici (usualmente documenti cartacei) à acquisizione – archiviazione documenti cartacei e analogici

Le fatture sono documenti atti sia all’archiviazione digitale sia all’archiviazione ottica sostitutiva.

La fatturazione può attualmente essere di tre tipi:

  • la fatturazione tramite trasmissione tradizionale cartacea,
  • la fatturazione tramite e-mail (trasmissione elettronica),
  • la fatturazione elettronica (con firma digitale [1] e riferimento temporale).

Le fatture, sia attive che passive, possono essere acquisite e memorizzate attraverso i metodi visti precedentemente a seconda della loro natura:

  • scansione ed indicizzazione (se cartacee)
  • archiviazione elettronica (se file digitali o fattura elettronica)
  • lavorazione dello spool di stampa (eventuale spedizione) ed archiviazione.

La fattura elettronica che è un documento informatico[2] che deve assicurare:

  • l’attestazione della data (apporre riferimento temporale),
  • l’autenticità dell’origine (firma elettronica almeno qualificata, preferibilmente quella digitale che è la più sicura),
  • l’integrità del contenuto (il documento deve essere statico).

L’avvento di nuove e sempre più veloci tecnologie di connessione ad Internet, il linguaggio XML, il protocollo SSL e in particolare la firma digitale, che attesta per tutte le fatture la loro origine e l’integrità del loro contenuto, hanno permesso la realizzazione di sistemi di e-invoicing basati su tecnologie web a bassissimo costo.

Va comunque qui ricordato che per attuare la fatturazione elettronica devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:

  • l’accordo tra le parti (il mittente ed il destinatario)[3],
  • la possibilità di optare per:
    • un sistema EDI (avendo cioè un sistema di dati strutturati, per esempio i dati sono scambiati in formato XML) eventualmente basato su firma digitale per ottemperare all’obbligo di autenticità e integrità del documento, oppure
    • un sistema d’invio di file in formato PDF o TIFF (in questo caso si parla di dati destrutturati) con necessariamente firma digitale e riferimento temporale per ottemperare all’obbligo di autenticità e integrità del documento.
  • la conservazione obbligatoria in forma sostitutiva legale à www.Conservazione-Sostitutiva.net

Un ultimo punto, ma non meno importante dei precedenti, consiste nell’emanazione della legge Finanziaria del 2008 (in seguito riportata nel paragrafo “Il mercato della Pubblica Amministrazione (PA)”), che ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica ai propri fornitori. La Pubblica Amministrazione ha infatti imposto a tutte le aziende che intrattengono rapporti commerciali con la stessa, di effettuare l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato esclusivamente in forma elettronica.



[1] Spesso per la fatturazione elettronica serve uno strumento per eseguire ”firme massive” (poiché si devono firmare molti documenti e non solo uno come nel caso della conservazione sostitutiva a norma di legge).Tale strumento è un apparato hardware particolare denominato HSM (Hardware Security Module) dove viene dal certificatore il certificato per la firma digitale.

[2] Non confondere il documento informatico con il documento elettronico o digitale. Per documento elettronico o digitale si intende un “file” di PC.

[3] Se non c’è il consenso del destinatario, la fattura elettronica può essere emessa dal mittente (e conservata quindi sostitutivamente) ma deve essere spedita con modalità tradizionali al destinatario che la tratterrà come una fattura tradizionale analogica (cartacea) e opterà quindi se conservarla su carta o sostitutivamente.

No comments yet.

Lascia un commento