fbpx

Input documenti analogici

Share on FacebookShare on Google+Email this to someoneShare on LinkedInTweet about this on TwitterPin on Pinterest

Acquisizione e archiviazione di documenti cartacei e analogici

I documenti possono essere di due tipi a seconda della loro natura:

  • i documenti digitali o elettronici [1] (informatici e non informatici[2].),
  • i documenti analogici (usualmente documenti cartacei),
    • sia i documenti analogici unici [3] (fiscali o meno),
    • sia i documenti analogici non unici (fiscali o meno).

Per documento analogico s’intende un documento, che può essere creato sia manualmente sia con l’utilizzo di strumenti informatici (ho una copia in forma digitale o elettronica), emesso secondo modalità tradizionali:

  • in forma cartacea, nella maggior parte dei casi,
  • oppure su pellicole fotografiche, cinematografiche, microfiche o microfilm, lastre o pellicole radiologiche, cassette e nastri magnetici audio o video.

Per documento informatico (che è un documento digitale per forza di cose) invece si intende, in base al D.M. del 23.01.2004, “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Acquisizione ed archiviazione di documenti analogici cartacei

archiviasizone documenti digitali La fase di memorizzazione rappresenta la   “trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici”.
Nel caso dei documenti analogici (cartacei) la memorizzazione richiede l’acquisizione della relativa immagine (per esempio, mediante la scansione dello stesso con uno scanner).
Nel caso dei documenti informatici, la memorizzazione consiste nella trasposizione del documento su un qualsiasi supporto ottico o su altro idoneo supporto.

La documentazione (che è tradizionalmente cartacea), dopo essere stata memorizzata per mezzo della scansione deve essere successivamente archiviata tramite data-entry, cioè la digitazione  manuale dei dati oppure tramite tool, cioè particolari strumenti software collaterali all’applicativo principale di automazione o l’insieme dei due.

Data-entry

L’applicativo mostra a video i vari documenti selezionati e tramite una facile, veloce e personalizzata maschera si effettua il data-entry delle chiavi di ricerca del documento, permettendo così la consultazione dello stesso.

Archiviazione con modalità automatiche

Esistono diversi modi per “catturare” i dati dall’immagine scansionata:

  • BarCode (1D e 2D),QRcode
  • Field OCR (riconoscimento parole-numeri su zone specifiche),
  • OMR (riconoscimento segni o box anneriti),
  • ICR (riconoscimento scrittura umana),
  • Free Form OCR (per il riconoscimento “semantico” del campo: ricerca nel documento del campo voluto e cattura del contenuto).

Attraverso questi metodi è possibile creare con molta semplicità dei modelli, i quali riconoscono il documento scansionato e automaticamente recuperano le chiavi di ricerca (ragione sociale, numero documento, data documento, etc.). I dati possono essere contenuti nel documento oppure possono essere disponibili esternamente.

Codice a barre 1D (1 Dimensione)

Codice a barre 2D (2 Dimensioni)

images

qr2c

Modalità ibrida

Talvolta, tali modalità vengono usate entrambe: si fa imputare un codice (esempio il protocollo) e si recuperano gli altri dati da fonti esterni disponibili (gestionali, database, Excel).

E’ opportuno ricordare che quando i documenti debbano essere successivamente sottoposti alla conservazione legale sostitutiva, il processo di memorizzazione deve garantire la leggibilità nel tempo nonché un sistema di gestione di documentazione in linea con le normative della conservazione sostitutiva legale.


[1]  Per documento digitale si intende un documento rappresentato da valori non analogici, ma digitali ( 1 e 0 ): in poche parole un “file” di PC. Per documento informatico si intende invece, per legge, un documento digitale avente particolari caratteristiche.

[2] Non confondere il documento informatico con il documento elettronico o digitale. Per documento elettronico o digitale si intende un “file” di PC.

[3]  Si veda in conservazione ottica sostitutiva la differenza tra documenti unici e non unici.

No comments yet.

Lascia un commento