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Input documenti elettronici

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L’acquisizione di documenti elettronici

I documenti possono essere di due tipi a seconda della loro natura:

  • i documenti digitali o elettronici [1] (informatici e non informatici[2].),
  • i documenti analogici (usualmente documenti cartacei),
    • sia i documenti analogici unici [3] (fiscali o meno),
    • sia i documenti analogici non unici (fiscali o meno).

Per documento analogico s’intende un documento, che può essere creato sia manualmente sia con l’utilizzo di strumenti informatici (ho una copia in forma digitale o elettronica), ed emesso secondo modalità tradizionali:

  • in forma cartacea, nella maggior parte dei casi;
  • oppure su pellicole fotografiche, cinematografiche, microfiche o microfilm, lastre o pellicole radiologiche, cassette e nastri magnetici audio o video.

Per documento informatico (che è un documento digitale per forza di cose) invece si intende, in base al D.M. del 23.01.2004, “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Acquisizione di documenti analogici elettronici e documenti informatici

image018I documenti digitali possono essere archiviati automaticamente, senza il bisogno di una loro memorizzazione poiché sono già in formato “file”, con una qualsiasi modalità informatica:

 

  • integrazione con il sistema informativo gestionale o ERP aziendale da dove recuperare i metadati (i campi di ricerca per l’indicizzazione);
  • importazione nel software di gestione documentale via CSV o XML[4].

È possibile utilizzare lo stesso procedimento nel caso in cui si possegga il sistema “spool di stampa” dei documenti. Lo spool può infatti, venire elaborato, creando tutti i documenti e i campi di ricerca da sottoporre al software di gestione documentale.
Si ricorda di consultare il proprio consulente quando i documenti debbano essere successivamente sottoposti alla conservazione legale sostitutiva, in quanto il processo di memorizzazione molto spesso non può essere omesso.


[1]  Per documento digitale si intende un documento rappresentato da valori non analogici, ma digitali ( 1 e 0 ): in poche parole un “file” di PC. Per documento informatico si intende invece, per legge, un documento digitale avente particolari caratteristiche.

[2] Non confondere il documento informatico con il documento elettronico o digitale. Per documento elettronico o digitale si intende un “file” di PC.

[3]  Si veda in conservazione ottica sostitutiva la differenza tra documenti unici e non unici.

[4] CSV significa Common Separated Value ed è un formato per l’interscambio di dati fra applicativi e software differenti. L’evoluzione del formato CSV è lo XML dove si dà una “struttura” ai dati di scambio.

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