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Archiviazione fisica e dello storico

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Archiviazione fisica e archiviazione dello storico

archiviazione storicoLa conservazione elettronica può avere ad oggetto anche documenti relativi ai periodi d’imposta antecedenti il 2004 (entrata in vigore del D.M. 23.01.2004), tenendo presente che, trattandosi di documenti su supporto cartaceo, dovrà essere preventivamente acquisita la relativa immagine attraverso il processo di memorizzazione.

Nel caso in cui si decida di utilizzare un software di gestione documentale, tutta la mole di documenti degli anni precedenti può essere trattata con diverse modalità:

  • L’azienda o l’ente si struttura autonomamente e quindi:
    • i documenti vengono scansionati (cioè memorizzati), indicizzati (cioè archiviati) e quindi immessi nel software documentale per l’eventuale conservazione legale;
    • oppure i documenti rimangono stoccati in propri locali o in locali affittati o comprati per tale scopo.
  • L’azienda o l’ente si affida ad un’azienda esterna che si occuperà:
    • della scansione, indicizzazione e quindi conservazione legale,
    • dello stoccaggio fisico della documentazione. In questo caso, si tratta di aziende abilitate che garantiscono la conservazione del cartaceo alla giusta temperatura ed umidità, in locali idonei con tutte le sicurezze (incendi, intrusioni, iter per la salvaguardia della privacy, dei dati in essi contenuti, etc.).

Nella scelta di quale soluzione adottare è da tenere in considerazione non solo l’aspetto economico, ma anche il sistema di fruibilità e affidabilità per il recupero e la manutenzione semplice dei documenti o dei dati in essi contenuti. La prima soluzione, la digitalizzazione, presenta notevoli vantaggi per quanto riguarda quest’aspetto. Non è escluso tuttavia che, un’azienda o una Pubblica Amministrazione possano anche optare per una soluzione mista: la digitalizzazione dei documenti più recenti e il mantenimento in cartaceo degli altri più remoti.

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