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Conservazione sostitutiva

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La conservazione ottica sostitutiva

image020Per conservazione ottica sostitutiva o conservazione sostitutiva legale s’intende quel processo che attribuisce valore legale ai documenti archiviati digitalmente.

Questo sistema permette di conservare i documenti con modalità digitali per renderli disponibili nel tempo, tutelando la loro completa integrità e autenticità. Il procedimento di conservazione sostitutiva è un processo informatico che si attua in sostituzione di quello tradizionale cartaceo e che conserva la validità legale sia a livello fiscale, sia a livello civile.

 Il processo di archiviazione elettronica è un iter che va seguito regolarmente, preferibilmente con cadenza giornaliera, per poter usufruire di un documento o di una serie di dati in tempo reale e in maniera agevole. Invece, il processo di conservazione legale può essere attuato anche una volta all’anno (alcune tipologie di documenti necessitano di una conservazione più frequente) e permette la c.d. dematerializzazione, cioè la sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico.

Tutti i tipi di documenti, con iter un po’ diversi, possono essere dematerializzati e distrutti, dopo il processo di conservazione sostitutiva. A titolo di esempio:

 Imprese

  • Area amministrativa: fatture attive e passive, bolle, solleciti, partitari, estratti conto, corrispondenza, prima nota, pagamenti, pratiche dei clienti e dei fornitori, ordini.
  • Area segretariale: norme aziendali, articoli tecnici e di legge, contratti clienti e fornitori.

Studi commercialisti

  • Area amministrativa: contabilità ordinaria, semplificata, professionisti, ritenute bilancio CEE, gestione beni ammortizzabili, dichiarazione 770, dichiarazione 730, IVA periodica, modello Unico società di persone e di capitali, ICI, IRAP, libri IVA annuali, delega unica e IVA periodica, studi di settore e rassegne stampa.

Pubblica amministrazione

  • Delibere, circolari, documenti contabili, corrispondenza, protocollo.

Studi legali

  • Schedari, pratiche, fascicoli.

Sanità (cliniche, laboratori medici e di analisi)

  • Area organizzativa: prenotazioni, accettazione e degenze, pronto soccorso, day- hospital.
  • Area clinica: cartelle cliniche, refertazioni laboratori e diagnostica, immagini medicali.
  • Area amministrativa: contabilità generale e finanziaria, contabilità per centri di costo, cespiti e inventari, bilanci, amministrazione del personale, rilevamento e gestione delle presenze.

Settore bancario e finanziario e Assicurazioni

  • Controllo firme e gestione specimen, comunicazioni ai clienti, normative e documentazione operativa, pratiche fido e mutui, cartelle del personale.

Per approfondimenti www.conservazione-sostitutiva.net

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