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Consulenza archivistica

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La consulenza archivistica

Consulenza (1)La scelta del giusto fornitore, che possa diventare un partner strategico, nonché la scelta del prodotto tecnologicamente avanzato, completo, integrabile, sicuro e scalabile, costituisce un punto cruciale e delicato su cui riflettere.

In taluni casi l’utilizzatore preferisce affidarsi all’azienda che produce o gestisce l’applicativo gestionale aziendale. Nell’effettuare tale scelta va tenuto presente che la gestione dei documenti sia interni (che si producono e di cui si ha il controllo), sia esterni (che nella maggior parte dei casi, eccetto le e-mail, sono cartacei) non si esaurisce nella mera scansione e archiviazione in apposite cartelle dei documenti, ma costituisce un sistema integrato,  in grado di dare una soluzione modulare studiata su singole esigenze e quindi adattabile a qualsiasi azienda o ente.

Inoltre, se successivamente si opta verso la conservazione legale o la fatturazione elettronica, l’elemento normativo-fiscale in materia ha il suo peso. Con l’attivazione di processi documentali (workflow) il know-how in materia di documentale e l’utilizzo di strumenti specifici divengono fondamentale.

La consulenza deve considerare vari aspetti:

  • Consulenza sul progetto documentale in ogni sua fase:
    • modalità di memorizzazione e archiviazione rapide e poco invasive,
    • modalità di gestione e raggruppamenti logici dei documenti,
    • modalità e studio per la corretta gestione dei flussi documentali.
  • Formazione qualificata agli utilizzatori e al responsabile interno dell’azienda o dell’ente.
  • Supporto e assistenza post-vendita volti a garantire al cliente interventi di manutenzione.
  • Aggiornamenti continui e costanti sia sul prodotto, sia normativi.
  • Consulenza sul progetto di conservazione legale.
  • Formazione del responsabile della conservazione che sarà istruito sulla tematica tecnica e legislativa, fondamentale per il ruolo stesso che dovrà ricoprire.
  • Consulenza legale per eventuali interpelli da inviare all’Agenzia delle Entrate e per comunicazioni con CNIPA e Ministero delle Finanze.
  • Certificazione legale di servizi di archiviazione e conservazione e sostitutiva tramite uno specifico parere.
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