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DMS

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Gestione documentale e gestione elettronica documenti
dms

I software di gestione documentale, in inglese Document Management System (DMS), sono sistemi software che servono a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.

Le soluzioni di DMS costituiscono un insieme di strumenti software e hardware che consentono la gestione elettronica dei documenti prodotti e scambiati all’interno di una organizzazione.

Gli applicativi che compongono questi prodotti permettono di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento, elettronico e non.

Le principali caratteristiche di un software di gestione documentale

Un software di gestione documentale, cioè una piattaforma per la gestione delle informazioni aziendali, dovrebbe permette di concentrare in un unico punto qualunque tipo di informazione:

  • file
  • documenti cartacei
  • email
  • fax
  • disegni
  • immagini
  • multimedia
  • elaborati

Una volta archiviata un’informazione, il sistema documentale permette di:

  • gestire i documenti, definendo la sicurezza e gli accessi.
  • abilitare per ogni utente o gruppo di utenti i permessi più opportuni:
  • lettura,
  • scrittura,
  • revisione,
  • firma digitale,
  • distribuzione,
  • realizzazione di qualsiasi tipo di processo con i documenti in gioco (per esempio, flussi documentali, cioè un workflow).

 

L’implementazione di un software di gestione documentale consente inoltre di gestire tutti i tipi di documenti e di informazioni, dalla loro nascita (protocollo compreso) sino al loro “stoccaggio” finale, anche legale attraverso la conservazione sostitutiva a norma di legge.

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