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Perchè?

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Più del 70% delle informazioni aziendali sono non strutturate e disponibili su supporti o in formati diversi. Ogni anno circa l’8% dei documenti cartacei viene smarrito e circa il 15% viene classificato in modo scorretto.

Fonte: Gartner Group

Lo stato dell’arte

L’applicazione dell’archiviazione elettronica e della conservazione sostitutiva legale hanno assunto negli ultimi anni un ruolo strategico in considerazione del continuo aumento della mole di dati e di documenti. Inoltre, la legge Finanziaria del 2008 ha introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione, da parte di coloro che intrattengono rapporti commerciali con la stessa, imponendo, di fatto, la conservazione sostitutiva a norma di legge.

La mancanza di un archivio elettronico e l’utilizzo della documentazione cartacea comportano un’eccessiva onerosità, difficoltà di condivisione e archiviazione nonché la possibilità di smarrimento dei documenti stessi.

L’archiviazione e la conservazione elettronica di documenti e dati, garantirebbe una riduzione dei tempi di ricerca e di gestione degli stessi.

Le potenzialità e i benefici dei sistemi di gestione elettronica dei documenti (nonché l’utilizzo della firma digitale) integrati a sistemi di archiviazione digitale e di conservazione sostitutiva legale consentono di non arrendersi davanti all’evoluzione della tecnologia perché i software più avanzati sono in grado di superare queste problematiche in maniera veloce e altamente automatizzata fornendo un grande valore aggiunto.

 

Le soluzioni per gestire i documenti con un archivio elettronico sono molteplici:

  • archiviazione digitale presso la propria sede à gestione documentale e gestione elettronica documenti
  • archiviazione digitale in ASP, cioè on-line à archiviazione in ASP con archivio on line
  • archiviazione digitale in outsourcing à archiviazione in outsourcing

 

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