fbpx

Protocollo informatico e workflow

Share on FacebookShare on Google+Email this to someoneShare on LinkedInTweet about this on TwitterPin on Pinterest

Protocollo informatico dei documenti e workflow documentale

protocollo Il protocollo informatico[1] è un sistema che consente per ogni documento ricevuto o spedito, l’attribuzione allo stesso di una serie di dati[2] tali da consentire l’identificazione certa ed univoca. L’utilità di un sistema di protocollo informatico aumenta notevolmente se lo si considera, oltre che uno strumento di registrazione[3] e segnatura[4], anche inserito in un progetto articolato per la gestione dei flussi: dalla produzione all’archiviazione, passando per i diversi processi di approvazione, alla creazione di un collegamento con gli altri documenti e fascicoli correlati.

L’eventuale protocollo informatico[1] attribuito al documento può essere:

  • generato da un programma di protocollazione eventualmente già esistente;
  • generato direttamente dal sistema documentale che può:
    • attribuire il protocollo (fase di registrazione del protocollo) e, per esempio, stamparlo in un’etichetta codice a barre che l’operatore applicherà al documento (fase di segnatura del protocollo). Il documento verrà successivamente scansionato e quindi archiviato automaticamente attraverso il codice a barre;
    • attribuire il protocollo (fase di registrazione del protocollo) contestualmente alla scansione ed archiviazione. Il documento verrà così archiviato con il protocollo che comparirà nel sistema documentale (quindi ricercabile) ma non apparirà scritto sul documento [2].

 

Alla fase di attribuzione del protocollo al documento, spesso segue un evento di workflow.

Per workflow (flusso di lavoro) s’intende l’automazione di un processo di business, in tutto o solo in parte, durante il quale i documenti, le informazioni o i compiti passano da un partecipante a un altro per compiere una determinata azione, secondo quanto specificato da un insieme di regole procedurali ben definite.

Il workflow è quindi la descrizione di un processo (business process) ed è costituito da una serie di attività elementari (task), eventualmente cicliche o alternative, da eseguire per ottenere un preciso risultato.



[1] Per le Pubbliche Amministrazione è obbligatorio (dal 1 gennaio 2004) il protocollo informatico che deve seguire le norme tecniche del DPR 428/98, del Testo Unico DPR 445/2000 e successive modifiche. Per maggiori informazioni http://protocollo.gov.it .

Le Aziende non sono sottoposte alla obbligatorietà del protocollo informatico, ma in ogni caso per una reperibilità dei documenti è consigliabile apporre un protocollo elettronico (si usa la parola “elettronico” al posto di “informatico” per sottintendere che tale protocollo non deve sottostare a tutte le regole legislative.)

[2] Il protocollo informatico prevede: un numero univoco; la data di registrazione del documento spedito o data di registrazione del documento ricevuto; mittente (per i documenti ricevuti) o destinatario (per i documenti spediti); oggetto del documento; impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica. Inoltre, se disponibili all’atto della registrazione, devono essere memorizzati anche:  numero di protocollo e data di registrazione del documento ricevuto. Per maggiori informazioni http://protocollo.gov.it .

Se il protocollo è istituito in una azienda, non sono obbligatori tutti i campi e tutte le procedure ad esse correlate.

[3] La registrazione è la fase di attribuzione del protocollo al documento.

[4] La segnatura è la fase di “scrittura” in modo permanete del protocollo sul documento.

No comments yet.

Lascia un commento