Risparmi economici dell'archiviazione elettronica dei documenti

I presenti calcoli sono empirici e creati su ipotesi più veritiere possibili; non si ha comunque la pretesa di essere completi ed esaustivi. Si tenga comunque presente che i calcoli di seguito sono solo relativi ai costi diretti e non si tiene conto dei benefici relativi alla velocità e alla produttività che si hanno con un reperimento delle informazioni semplice, veloce e soprattutto sicuro. Si tenga presente che anche la veridicità del contenuto e l'eventuale tracciabilità della versione del documento hanno, nella decisione di dotarsi di un documentale o meno, una grande importanza: quante volte ci è capitato di non essere sicuri che il file che si sta aprendo non sia l'ultima versione aggiornata ?

Un documentale come SolutionDOC segue ogni modifica ed ogni evento documentale.
I costi di gestione di un documento possono essere suddivisi e riassunti nelle seguenti parti:

• Costo struttura atta allo "stoccaggio" della carta: costi dovuti all'acquisto di scaffali, cartelle, faldoni, scatole, ...) circa 0,03 euro/foglio
• Costo annuo dello spazio: costi annuali dovuti allo spazio. Si ipotizza un costo anno di circa 100 euro/mq Supponendo che ogni metro abbia 5 scaffali che contengono ognuno 10 faldoni da 300 fogli l'uno, si ottiene che ogni metro quadro contiene 15.000 fogli. Si ha per cui un costo di 100 euro / 15.000 fogli = 0,007 euro/foglio
• Costo iniziale per l' archiviazione: mediamente per archiviare un foglio manualmente occorrono circa 2 minuti (protocollo, ricerca cartella idonea, foratura, ecc... ). Calcolando che uno stipendio medio mensile sia di 1.200 euro (all' Azienda quindi costa almeno il doppio per cui circa 2.400 euro), si ha che annualmente (13 mensilità) un impiegato costa circa 30.000 euro. Considerando che i giorni lavorativi sono 230 si ha che il costo giornaliero aziendale è di circa 130 euro, cioè circa 0,27 euro/minuto. Un documento archiviato costa allora circa (approssimato) 0,55 euro
• Costo di ricerca: Possiamo considerare il tempo reale di ricerca facendo la somma dei seguenti tempi:
  • T1 = tempo di spostamento della persona per raggiungere il documento
  • T2 = tempo di ricerca tra le cartelle
  • T3 = fotocopia del documento
  • T4 = reinserimento del documento nella cartella
• Ipotizzando T1= 1 min; T2 = 2min; T3= 1min; T4= 1min
  TOTALE: T = T1+T2+T3+T4 = 1 + 2 + 1 + 1 = 5 minuti
  Costo per la ricerca = 5 x 0,27 = 1,35 euro/documento
• Costo fotocopia: 0,025 euro/foglio

TOTALE COSTO per foglio archiviato:

• Costo archivio
  = Costo struttura + Costo annuo dello spazio + Costo iniziale per l'archiviazione + Costo fotocopia = 0,03 + 0,007 + 0,55 + 0,025 = 0,61 euro
• Costo di ricerca
  =1,35 euro
  

Esempi:

• Calcolando un coefficiente di 1,4 per tener conto che alcuni documenti hanno 2 o più pagine
• Calcolando una percentuale di movimentazione dell'archivio del solo 20% che è molto basso precauzionalmente (che influenza il punto "Costo di ricerca")

Esempio 1:
Azienda con 1.000 documenti (tra DDT attivi e passivi, fatture attive e passiva, ordini, note credito, ...):

• Costo archivio
  = 1.000 documenti x 1,4 = 1.400 pagine x 0,61 euro = 854,00 euro
• Costo di ricerca
  documenti presenti in archivio x 20% = 1.000 documenti/anno x 10 anni (tempo di conservazione fiscale) = 10.000 documenti x 20% movimentazione media = 2.000 documenti movimentati x 1,35 euro = 2.700 euro
• Costo ANNUALE per Archiviazione e Ricerca = 3.554 euro (stima sottostimata precauzionalmente)

Esempio 2:
Azienda con 10.000 documenti (tra DDT attivi e passivi, fatture attive e passiva, ordini, note credito, ...):

• Costo archivio
  = 10.000 documenti x 1,4 = 14.000 pagine x 0,61 euro = 8.540 euro
• Costo di ricerca
  documenti presenti in archivio x 20% = 10.000 documenti/anno x 10 anni (tempo di conservazione fiscale) = 100.000 documenti x 20% movimentazione media = 20.000 documenti movimentati x 1,50 euro = 27.000 euro (*)
• Costo ANNUALE per Archiviazione e Ricerca = 35.540 euro (stima sottostimata precauzionalmente)

Oltre al risparmio diretto precedentemente descritto per i documenti fiscali, si devono tener in considerazione anche la praticità di archiviazione e ricerca delle altre tipologie documentali come offerte, ordini, conferme ordine, e-mail, disegni Autocad o ancora senza tener presente le aziende che producono quantità enormi di carta stampando alcuni libri fiscali tipo il libro giornale, il libro giornale magazzino, i libri IVA, ecc... .
Citiamo infine, ma non d'importanza, il minor IMPATTO AMBIENTALE che la stampa di meno carta ne deriva. Anche i valori sociali e culturali delle esternalità positive hanno il loro peso.