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Vantaggi

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Vantaggi dell’archiviazione elettronica dei documenti

vantaggi L’archiviazione e la conservazione legale, con o senza workflow, non rappresentano un lusso per le aziende e la PA, bensì una forma di risparmio sia diretta (carta, spazi) che indiretta (tempo, efficienza). Inoltre, permettono alle imprese di essere più competitive grazie alla velocità e funzionalità nella gestione dei documenti, nonché maggiore accessibilità agli stessi.

I vantaggi dell’archiviazione e della conservazione sostituiva sono molteplici e di seguito verranno elencati i principali.

I vantaggi dell’archiviazione

  • Rintracciabilità in tempo reale con nessun costo di tutti i documenti;
  • Riduzione di costi e tempi di ricerca;
  • Relazione fra i documenti di tutte le aree aziendali;
  • Maggior efficacia nella gestione delle informazioni;
  • Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui documenti archiviati;
  • Flessibilità di gestione dei documenti, essendo essi digitali;
  • Trasmissione telematica dei documenti (e-mail, fax, download, etc.);
  • Possibilità di creare flussi documentali (workflow) e quindi di monitorare passo-passo tutta la vita di ogni tipo di documento;
  • Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività a maggior valore aggiunto;
  • Aumento dell’efficienza (sia per un’azienda, sia per le PP.AA.);
  • Integrazione delle immagini dei documenti con i dati gestionali;
  • Utilizzo titolario di classificazione dei documenti (indice delle tipologie dei documenti);
  • Possibile accessibilità ai disabili;

I vantaggi della conservazione legale

  • Eliminazione dei costi di affitto o di spazi per la conservazione della carta (spesso anti-alluvioni, ignifughi, ecc.);
  • Eliminazione di una parte dei materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali);
  • Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa;

I vantaggi del workflow

  • Maggiore efficienza e qualità del servizio grazie alla riduzione degli errori nelle attività, in quanto svolte automaticamente, e  possibilità di dedicare maggior tempo alle attività non automatiche;
  • Semplificazione della pianificazione e migliore controllo del processo, mediante decisioni più oculate e monitoraggio più efficiente dell’andamento dei processi;
  • Valorizzazione delle risorse umane giacché gli aspetti più ripetitivi e monotoni delle attività del processo vengono svolte automaticamente;
  • Flessibilità grazie al controllo del software sul processo di lavoro che può essere programmato in base alle esigenze.
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